VIẾT EMAIL CHO NHÀ TUYỂN DỤNG- VIỆC TƯỞNG DỄ NHƯNG KHÔNG ĐƠN GIẢN

Hiện tại, hơn 90% nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên nộp CV qua email, do đó, kỹ năng viết email xin việc vô cùng quan trọng. Nhà tuyển dụng sẽ phần nào dựa trên nội dung email từ ứng viên để quyết định ai đi tiếp vào vòng phỏng vấn và ai sẽ là người dừng lại. Bởi email sẽ là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhận được, cũng là ấn tượng đầu tiên về mỗi ứng viên. Nếu email mắc quá nhiều lỗi cơ bản hoặc không đúng chuẩn bạn sẽ bị loại ngay. Làm thế nào để nội dung email xin việc thuyết phục nhà tuyển dụng một cách triệt để? Tham khảo ngay bài viết dưới đây!

Email xin việc ấn tượng cần những yếu tố gì?

Có rất nhiều trường hợp nhà tuyển dụng ngán ngẩm thẳng tay loại ngay hồ sơ của bạn trước khi đọc. Nhiều ứng viên không hiểu lý do tại sao mình bị loại mà không biết rằng email xin việc không tuân thủ theo cách viết chuẩn hay có quá nhiều lỗi.

Tiêu đề email xin việc

Tiêu đề email theo hướng dẫn từ công ty xin việc: thông thường nhà tuyển dụng sẽ có hướng dẫn ứng viên gửi email theo một địa chỉ xác định với tiêu đề “Tên – Vị Trí – Công ty”. Việc làm đúng như hướng dẫn giúp nhà tuyển dụng để lọc email dễ dàng hơn, nên bạn hãy bắt buộc tuân thủ.

Với những thông tin tuyển dụng không nêu yêu cầu hoặc bạn tự ứng tuyển vào thì hãy viết tiêu đề email theo quy tắc sau:

Họ tên – Vị trí công việc – Ngày tháng ứng tuyển.

Ví dụ: Nguyễn Thị A – Vị trí Kế toán – 28/06/2019

Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy dễ chịu khi bạn ghi rõ ràng như vậy vì sẽ giúp cho họ cập nhật nhanh thông tin của ứng viên. Hàng trăm hàng nghìn email tuyển dụng gửi về công ty xin việc nên ứng viên nên chú ý ghi tiêu đề email kỹ lưỡng.

Nội dung email xin việc

Hãy mở đầu bằng từ “Kính gửi” thể hiện sự tôn trọng người nhận email

Người ta hay bảo “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, một lời chào lịch sự đến bất cứ ai, dù là người xa lạ cũng sẽ thể hiện được sự tôn trọng của bạn đối với họ.  Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì bạn cũng phải dùng “Kính gửi” khi đối tượng nhận là 1 đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi hoặc 1 người lãnh đạo nào đó.

Tuyệt đối không dùng “Gửi; Thân gửi; Chào anh/chị,…” vì nó không phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp và không nói lên phép lịch sự giữa 2 chủ thể.

Hạn chế xen tiếng anh vào như “Dear”, đó là từ trung tính không thể hiện được cảm xúc người gửi.

Ai là đối tượng bạn gửi đến?

Hãy đọc lại tin tuyển dụng xem người nhận email là ai thì hãy gửi đến người đó.

Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi Kính gửi Bộ phận đó và kèm tên Công ty.

• Nếu người nhận là cá nhân cụ thể:

Kính gửi anh/chị – Phòng ban

• Nếu không ghi cụ thể là ai chỉ ghi bộ phận thì ghi:

Kính gửi Bộ phận – Tên công ty

Viết nội dung email như thế nào?

Một nội dung email xin việc được copy mẫu trên mạng hay viết sơ sài chắc chắn sẽ không lấy được cảm tình từ nhà tuyển dụng. Ứng viên nên sử dụng lối viết gợi trí tò mò và kích thức nhà tuyển dụng mở CV của mình; tránh viết liệt kê những thứ đã có trong CV như học vấn,, kinh nghiệm, chứng chỉ,… vì vốn dĩ, nhà tuyển dụng không có quá nhiều thời gian để đọc .

Hãy tham khảo các gợi ý về nội dung của một email ứng tuyển dưới đây:

• Cá nhân hóa nội dung ứng tuyển cho nhà tuyển dụng.
• Đưa ra lý do thuyết phục vì sao bạn lại là người phù hợp nhất cho vị trí công việc này.
• KHÔNG liệt kê lại những nội dung đã có trong CV như: học vấn, chứng chỉ

Kết thúc email: Cảm ơn nhà tuyển dụng

Một phần quan trọng không kém là hãy cám ơn công ty đã tạo cơ hội cho bạn được thể hiện khả năng.

Cuối cùng là để lại thông tin liên lạc của bạn, cách chuyên nghiệp nhất là tạo phần chữ ký dưới email.

Lưu ý cách trình bày và văn phong

• Nên in đậm phần Kính gửi
• Dãn các dòng trình bày trong email để cho dễ nhìn.
• Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể.
• Kiểm tra các lỗi SAI CHÍNH TẢ.

Mẹo nhỏ đó là hãy soạn email ra bản Word trước và căn chỉnh mọi thứ thật hoàn chỉnh mới paste vào mail. Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể. Lỗi tệ nhất đối với nhà tuyển dụng là, vì nó đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả của bạn.

Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Trong tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn cần đính kèm những tài liệu nào khi gửi email xin việc. Các tài liệu thông thường bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch (CV – Curriculum Vitae)
• Bài test/ bảng thông tin khảo sát với các công việc đặc thù như: Copywriter, Content Creator,…
• Portfolio cho các công việc như: designer, UI/UX,…

Tùy theo yêu cầu tuyển dụng mà bạn cần chuẩn bị các tài liệu tương ứng. Thông thường nhất vẫn là Sơ yếu lý lịch hay còn được gọi là . Bạn hãy đính kèm các tài liệu trước khi gửi email. Nếu bạn dùng Gmail, hãy sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.

Kiểm tra lại lần cuối email xin việc trước khi gửi

Xử lý Email từ chối và Bí quyết tạo thêm cơ hội

Nếu chẳng may bạn bị loại và nhận được email từ chối của nhà tuyển dụng thì vẫn còn cơ hội cho các bạn để được chấp nhận lại, đó là EMAIL CẢM ƠN!

Sức mạnh của lời cảm ơn trong nội dung email xin việc

Hãy nhớ Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho các bạn, cái này là đương nhiên nhưng nếu chẳng may các bạn bị loại khỏi vòng loại và nhận được email “Rất tiếc” của nhà tuyển dụng thì vẫn còn 10% cơ hội cho các bạn để được chấp nhận, đó là lời cám ơn.

Đã không ít lần nhà tuyển dụng đã gọi lại ứng viên đã bị loại từ vòng đầu vì email cám ơn này. Lời cám ơn sau khi bị từ chối có sức mạnh hơn gấp nhiều lần Lời cảm ơn khi bạn mới nộp CV. Không phải hiếm gặp, khi nhà tuyển dụng phỏng vấn nhiều ứng viên và họ không hài lòng, bỗng nhiên họ nhớ ra email của bạn đã cám ơn họ lúc bạn bị từ chối, lúc này tự nhiên bạn lại thành người có cơ hội vì đơn giản bạn là người biết trước biết sau.

Hãy biết cảm ơn nhà tuyển dụng khi bạn nộp CV và cũng cám ơn họ khi chẳng may bạn bị loại vì biết đâu bạn lại là điểm khác biệt duy nhất trong đám đông rất nhiều người.

Lời khuyên cho nội dung email xin việc

Đính kèm trong hồ sơ xin việc qua email bao gồm: đơn xin việc, CV, bảng điểm ( đối với sinh viên vừa tốt nghiệp), tất cả các văn bằng, chứng chỉ có được (scan), các loại giấy khen trong quá trình học, học bổng …..

Lưu ý:

1. CV và đơn xin việc tốt nhất nên chuyển sang pdf
2. Đối với các bạn sinh viên mới ra trường: Trong quá trình học có làm công việc gì cũng có thể ghi vào miễn là có những điểm liên quan với công việc ứng tuyển. Nếu chưa có kinh nghiệm ứng viên có thể đính kèm các bài tập hay các đồ án đã làm.

Trên đây là những hướng dẫn cơ bản về cách viết một nội dung email xin việc chuyên nghiệp nhất để thuyết phục nhà tuyển dụng. Đừng tự tước đi cơ hội của mình chỉ vì thiếu những kỹ năng về viết email, hãy lưu lại để sử dụng cho bản thân. Đây là hành trang cần thiết cho các bạn sinh viên để chuẩn bị cho con đường xin việc sau này.

(Nguồn sưu tầm bài viết: //blog.topcv.vn/sinh-vien-moi-ra-truong-viet-email-gui-nha-tuyen-dung-ra-sao-de-lay-long/)