LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Phòng HC-TC xin chia sẻ những bài viết để các Thầy/Cô cùng tham khảo để triển khai và thực hiện trong công tác quản lý

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo trong cả ý tưởng và hành động. Tuy nhiên lập một kế hoạch trước khi lên các ý tưởng sáng tạo là điều quan trọng nhất.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi nhắc đến tổ chức sự kiện đa phần chúng ta hình dung đó là một nghề thỏa mãn được óc sáng tạo, sự đam mê, năng động và luôn có những trải nghiệm mới thú vị. Nhưng ít ai ngờ rằng để thỏa mãn được những điều kể trên những người làm sự kiện cũng đều xuất phát cùng một điểm đó là lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Bước 1 : Xác định loại sự kiện mà bạn muốn làm

- Trước khi lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần xác định xem sự kiện mình sắp làm là sự kiện gì : Lễ khởi công - động thổ, ,... VIệc xác định được loại sự kiện sắp làm là rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn định hướng và hình dung được những hạng mục công việc sẽ làm trong sự kiện.

 

Bước 2 : Xác định mục tiêu của sự kiện và kết quả đạt được

- Xác định mục tiêu của sự kiện : khi tổ chức sự kiện bạn muốn quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu hay cũng có thể là để tri ân các khách hàng và các nhà cung cấp đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Cũng có thể là để ra mắt một sản phẩm mới, công nghệ mới, hay nhà máy mới,...Và điều quan trọng nữa là sẽ tạo được ấn tượng với người tham gia sự kiện.

 

Bước 3 : Xác định ngày tổ chức sự kiện

 

- Xác định ngày tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Có thể lấy ví dụ như  theo quan niệm của người Việt Nam đây là nghi lễ khởi đầu mang tính trang trọng  nên việc lựa chọn ngày đẹp, hợp với tuổi của chủ đầu tư là rất quan trọng, nó tượng trưng cho một sự khởi đầu may mắn và suôn sẻ.

 

Bước 4 : Hãy xem xét các vị trí và cơ sở vật chất phù hợp để tổ chức sự kiện.

- Xác định việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.

- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật chất

Bước 5 :

- Hãy xem xét thiết lập quan hệ đối tác với các tổ chức khác hoặc người dân hỗ trợ việc thực hiện các sự kiện.

- Xác định vai trò của mình khi xác định quyết định quan trọng

.

Bước 6 : Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện

- Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng.
- Rà soát để chi phí thật sự thực tế và cần thiết và cập nhật doanh thu.

- Sự kiện tổ chức cần phù hợp với ngân sách của đơn vị

 

Bước 7 : Dự kiến thời gian sự kiện.

- Vạch ra tất cả các quyết định cần thiết / hoạt động theo một thứ tự tuần tự từ điểm xem xét ban đầu để quyết định được hoàn thành và quyết định được thực thi.
- Thông báo thời gian để tất cả mọi người tham gia thực hiện sự kiện này.

Bước 8: Xác định các quyết định quan trọng , tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

- Xác định thứ tự của các hoạt động cần phải xảy ra tại sự kiện hay hoạt động.
- Xác định xem ai sẽ thực hiện hoặc thực hiện các chương trình nghị sự.
- Xác định các chủ đề của thông tin được chia sẻ.
- Quyết định khung thời gian cho mỗi bài thuyết trình hay nói.
- Quyết định loại thông tin liên lạc nên phối hợp với dẫn chương trình, khi nó cần phải xảy ra và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi.
- Xác định thiết bị cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
- Xác định các nguồn tiềm năng để đảm bảo thiết bị cần thiết.
- Đánh giá chi phí của thiết bị.
- Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm nhận và trả thiết bị.
- Xác định những tài liệu cần thiết, và xác định các nguồn tiềm năng mua chúng.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm thu mua, chuẩn bị và lưu trữ các vật liệu.
- Xác định những người sẽ nhận được giải thưởng.
- Quyết định danh mục giải thưởng và xác định các nguồn để mua chúng.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua giải thưởng.
- Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email, vv
- Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin công khai trên các sự kiện hay hoạt động.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.
- Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu .

Bước 9 : Hãy xem xét những bổ sung nhân sự, các mặt hàng nếu cần thiết

- Lễ tân - PG - Ca sỹ - MC
- Thực phẩm
- Âm nhạc
- Huy chương, hoa
- Nhiếp ảnh, video
- Dụng cụ làm vệ sinh….

..

Bước 10 : Bạn đã lên kế hoạch tốt và sẵn sàng để thực hiện. Chúc bạn có một sự kiện thành công!

Dù khi đã  thành công, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi và phát triển để có thể trở thành một chuyên gia thực thụ. Cách tốt nhất là tham gia tích cực vào các hoạt độngxã hội, bạn sẽ có cơ hội được tận mắt thấy cách thức tổ chức một sự kiện với các quy mô khác nhau để từng đó rút ra kinh nghiệm riêng cho bản thân và sẽ tự mình có thêm được những ý tưởng mới trong các sự kiện do mình đứng ra tổ chức.