Kiểm kê 2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG ĐẠI VIỆT SÀI GÒN	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:        /HD-ĐVSG-HCTC	Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 12 năm 2018

 

 

 

HƯỚNG DẪN KIỂM KÊ TÀI SẢN NĂM 2018

 

I. TỔ CHỨC KIỂM KÊ

1. Mục đích

- Nhằm thống kê toàn bộ số lượng, giá trị, cơ cấu, hiện trạng tài sản hiện có của các đơn vị trong trường đang quản lý và sử dụng.

- Làm cơ sở để ban hành các chế độ, tiêu chuẩn định mức sử dụng tài sản đã giao cho các đơn vị quản lý và làm căn cứ để xác định nhu cầu xây dựng, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản hàng năm của từng đơn vị phù hợp với yêu cầu phục vụ theo hướng hiện đại và tiết kiệm.

- Có kế hoạch phân bổ, sử dụng hợp lý tiết kiệm nguồn tài sản hiện có trong Trường, khắc phục tình trạng sử dụng lãng phí tài sản và kinh phí.

- Thực hiện sự kiểm tra, kiểm soát của Trường đối với các đơn vị, từng bước đưa công tác quản lý tài sản đi vào nề nếp, đúng chế độ.

2. Yêu cầu

- Đánh giá đầy đủ số lượng, chất lượng, giá trị và nguồn hình thành toàn bộ số tài sản hiện có trong từng đơn vị.

- Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản của các đơn vị trong Trường.

3. Phạm vi kiểm kê

Tất cả các đơn vị, bao gồm: Các khoa, phòng làm việc, phòng thực hành, hội trường, lớp học, thư viện và cơ sở đào tạo 381 Nguyễn Oanh.

4. Đối tượng kiểm kê

Toàn bộ tài sản hiện có trong từng đơn vị được hình thành từ vốn đầu tư của Hội đồng quản trị nhà trường. Bao gồm các nhóm tài sản:

-  Máy móc thiết bị: là các máy móc thiết bị dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị như thiết bị phòng thí nghiệm, nghiên cứu, thực hành, phục vụ cho giảng dạy, học tập.

- Phương tiện vận tải, truyền dẫn: xe ô tô con, xe khách, xe tải, ô tô chuyên dùng và các phương tiện thông tin, liên lạc, truyền dẫn.

- Các phương tiện quản lý: gồm các thiết bị dùng trong công tác quản lý và văn phòng như: máy tính, máy in, thiết bị ngoại vi của máy tính, đầu video, két sắt, quạt trần, quạt bàn, điều hoà nhiệt độ, máy chiếu, hút ẩm…

- Thiết bị văn phòng: bao gồm đồ gỗ, bàn ghế, tủ, giường, giá sách, salon, giá để tài liệu, hồ sơ… sử dụng cho các hoạt động của đơn vị.

- Tài sản khác: là các loại tài sản khác chưa quy định ở trên như các tác phẩm nghệ thuật, sách, tạp chí khoa học, kỹ thuật trong thư viện,  phần mềm chuyên dụng …

 

 

- Các tài sản gồm đồ dùng dễ hỏng, dễ vỡ, rẻ tiền và vật tư tiêu hao phục vụ cho thí nghiệm.

5. Thời điểm kiểm kê: lấy mốc 0h00 ngày 31 tháng 12 năm 2018.

Các đơn vị tiến hành kiểm kê tài sản đơn vị mình quản lý bắt đầu từ ngày 02/01/2019 đến ngày 30/01/2019.

Ngày 20/02/2019 các đơn vị gửi báo cáo kết quả kiểm kê về Phòng Thiết bị vật tư

6. Chỉ tiêu kiểm kê: Chỉ tiêu chủ yếu cần thu thập trong đợt kiểm kê gồm:

- Về hiện vật: Gồm tên thiết bị, ký mã hiệu, số lượng, loại tài sản do các đơn vị đang quản lý, sử dụng. Theo Biên bản cần ghi rõ nơi sản xuất, năm sản xuất, năm đưa tài sản vào sử dụng, công suất (nếu có), đánh giá tình trạng thiết bị đang sử dụng. Nếu không có nhu cầu sử dụng thì đề nghị điều chuyển cho đơn vị khác hoặc đã hư hỏng không khắc phục được thì đề nghị thanh lý.

- Về giá trị tài sản: Giá trị còn lại của tài sản.

- Kiến nghị của đơn vị: Đối với các tài sản cần điều đi hay xin thanh lý, mỗi đơn vị lập thành một bản danh mục riêng nêu rõ tên thiết bị, số lượng, mã hiệu, số hiệu, nguyên giá, năm sản xuất, năm sử dụng, tình trạng kỹ thuật, nơi đặt để và kiến nghị thanh lý hay điều đi để Nhà trường làm căn cứ ra quyết định (thông tin nào không có thì để trống).

7. Phương pháp kiểm kê

- Các đơn vị thành lập Ban kiểm kê của đơn vị mình, phối hợp với các tổ, bộ môn trực tiếp quản lý và sử dụng tài sản để tiến hành kiểm kê (theo mẫu đính kèm).

- Phương pháp kiểm kê thực tế, cụ thể là:

+ Trực tiếp cân, đong, đo, đếm từng tài sản kết hợp với việc phân tích, đánh giá thực trạng tài sản.

+ Xác định nguyên giá của tài sản (bao gồm giá mua tài sản và các chi phí, nếu có).

+ Xác định giá trị còn lại của tài sản (Phòng Kế hoạch – Tài chính) sẽ bổ sung thông tin vào biểu).

+ Căn cứ vào hướng dẫn kiểm kê của Trường để lập Biên bản kiểm kê.

+ Ghi mã số tài sản và dán tem kiểm kê mới cho tất cả các thiết bị thuộc đơn vị quản lý, tem kiểm kê nhận tại Phòng Quản tri – Thiết bị (Thầy Độ).

+ Các đơn vị rà soát, đối chiếu kiểm kê thực tế với Biên bản kiểm kê tài sản của các năm trước, bổ sung tài sản mua sắm trong năm kiểm kê để ghi tăng và giảm tài sản trong hệ thống sổ sách kế toán của Trường và đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của Biên bản kiểm kê.

+ Lập Biên bản kiểm kê (theo mẫu) có chữ ký của bộ phận trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản, đại diện bộ phận kiểm kê của đơn vị và thủ trưởng đơn vị gửi về Phòng Quản tri – Thiết bị,                .+ Hội đồng kiểm kê, thanh lý tài sản Trường sẽ phối hợp cùng với các đơn vị để đối chiếu, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm kê của từng đơn vị. Các thiết bị đề nghị thanh lý sẽ được kiểm tra cụ thể; Hội đồng kiểm kê, thanh lý tài sản Trường ra Quyết định thanh lý vào cuối năm.

8. Phương thức nộp báo cáo

 

Báo cáo kiểm kê tài sản cố định (file giấy) sau khi hoàn thiện có đủ chữ ký sẽ nộp cho Phòng Quản tri – Thiết bị (kèm theo file điện tử các Biểu kiểm kê). Các đơn vị khi lập Biên bản kiểm kê cần tách riêng phần kiểm kê thiết bị (mục 4); thiết bị văn phòng (mục 4) và tài sản cố định khác (mục 4) để tiện theo dõi và quản lý.

II. MẪU TEM KIỂM KÊ VÀ CÁCH  GHI MÃ SỐ TÀI SẢN

 

TRƯỜNG CAO ĐẲNG ĐẠI VIỆT SÀI GÒN Tên tài sản:................................................................................................................. Năm SD:…………………………….Mã số: ………………………………..………. Đơn vị quản lý: .............................................................................................................. Nguồn gốc:……………………………………………………....................................... …………………………………………………………………………………………………. Ngày kiểm kê:………………………………………………………………………….

 

Trong đó:

- Tên tài sản: Ghi tên tài sản kiểm kê (Ví dụ: Máy tính bàn).

- Năm sử dụng (SD): Ghi năm bắt đầu đưa tài sản vào sử dụng (Ví dụ: 2013).

- Đơn vị quản lý: Khoa hoặc phòng, ban, cơ sở (Ví dụ: Khoa KT).

- Nguồn gốc: Ghi nguồn gốc hình thành tài sản (Ví dụ: Mua sắm của Trường hoặc Trường đầu tư; điều chuyển từ các trường thuộc hệ thống Đại Việt).

- Mã số: Ghi mã số tài sản (Ví dụ: MTB 01.HCTC)

Để tiện cho việc quản lý, Mã số tài sản sẽ ghi cụ thể như sau: Tên tài sản, thứ tự của tài sản do đơn vị sử dụng tự đánh (Ví dụ: Trong phòng HC - TC có 2 bộ máy tính để bàn, cách ghi tem kiểm kê như sau: máy thứ 1 (MTB 01.HC-TC), bàn phím (BP 01.HC-TC), chuột (C 01.HC-TC)…..), máy thứ 2 tiếp tục cho đến khi hết máy tính bàn 02, 03….

- Ngày kiểm kê: Ngày các đơn vị tiến hành kiểm kê tài sản (Ví dụ: 02/01/2019).

Trên đây là Hướng dẫn kiểm kê tài sản năm 2018. Do tính chất quan trọng của nội dung công việc, Ban Giám hiệu yêu cầu lãnh đạo các đơn vị triển khai và thực hiện đúng thời gian quy định.

 

 

Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG

- CT HĐQT, BGH (để chỉ đạo);                                                                            PHÓ HIỆU TRƯỞNG

- Các đơn vị (để thực hiện);

- Lưu: VT, Phòng HC-TC.

 

 

 

 

ThS. Dương Công Hiếu